Offres d’emploi



Adjoint(e) technique de direction-Québec

Notre cliente est une entreprise qui s’illustre par la qualité de ses opérations maritimes et terrestres. Ses filiales sont représentées dans les grands ports canadiens, les régions de la Côte-Nord ainsi que de l’Arctique canadien. Afin d’apporter un précieux soutien au sein de l’organisation, cette dernière est à la recherche d’une adjointe technique de direction pour le secteur de la vice-présidence RH.  

Le titulaire de ce poste relève de la vice-présidence des ressources humaines et a comme principale responsabilité d’assurer un support administratif et clérical de haut niveau pour la vice-présidence et aussi l’ensemble du service des RH. Cette personne collaborera avec les conseillers RH et le conseiller SST pour différents dossiers au niveau de la saisie des informations et des suivis ou pour une responsabilité complète de certains processus RH.

L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un très haut degré de professionnalisme et d’un excellent sens de l’organisation afin de maintenir la confidentialité d’informations sensibles tout en pouvant travailler avec de nombreuses personnes sur des dossiers en concomitance.

Vos responsabilités-clés :

Ressources humaines et relations de travail

  • Sous le contrôle de la vice-présidence, être responsable pour le suivi et les modifications aux contrats de travail des employés non syndiqués incluant les renouvellements et les nouvelles émissions;
  • En support et en collaboration avec l’équipe, effectuer une veille vigilante en lien avec le Code Canadien du Travail et les lois provinciales reliées au travail, provinces où opère l’entreprise;
  • Collaborer avec la vice-présidence et les conseillers RH pour les suivis appropriés des dossiers de griefs et le maintien de relations de travail harmonieuses;
  • Collaborer avec les conseillers RH pour le maintien des tableaux de rétention et de roulement du personnel non navigant et navigant;
  • Collaborer avec la vice-présidence pour les suivis de dossiers majeurs en lien avec l’appartenance, la marque employeur, les probations, les évaluations et la relève, entre autres;
  • Maintenir à jour les différents tableaux RH (besoins RH - griefs - conventions) requis;
  • Procéder à l’accueil des nouveaux employés en s’assurant que tous les documents requis soient signés par les nouveaux employés et que ceux-ci soient transmis au service de la paie;
  • Tenir à jour les dossiers des employés ainsi que les organigrammes;
  • Assurer la publication de l’affichage des postes à l’interne tous les mois;
  • Préparer les contrats d’emploi, les avis de nomination et les avis de départ.

Santé et sécurité au travail

  • En support et en collaboration avec le conseiller SST, effectuer le suivi et la mise à jour des différentes politiques et procédures SST autant pour les bureaux que les navires;
  • Toujours en support et en collaboration avec le conseiller SST, effectuer une veille vigilante sur toutes les lois et règlements en lien avec la SST autant nationale que pour les différentes provinces où opère l’entreprise;
  • Recevoir, traiter, obtenir les approbations requises et assurer la transmission des demandes de paiement pour les factures reçues de la CNESST, de WSIB et de tous les autres organismes provinciaux administrant les régimes d’assurance reliés aux accidents du travail;
  • Préparer périodiquement la demande de remboursement auprès de la SCALA (The Standard Compensation Act Liability Association);
  • Faire un suivi hebdomadaire des incidents déclarés dans le système VRM, préparer le tableau de suivi en conséquence et distribuer celui-ci chaque semaine;
  • Mettre à jour hebdomadairement la base de données CMCM avec les données sur les accidents déclarés pendant la semaine;
  • Mettre à jour mensuellement les statistiques reliées à la santé et la sécurité au travail, incluant le sommaire des heures travaillées, la fréquence des accidents avec perte de temps, la pyramide des incidents, le tableau des suivis des incidents avec perte de temps, la base de données CMCM.

Support administratif général

  • Aider à la préparation des ordres du jour, rapports et documents requis pour les comités présidés par la vice-présidence RH ou auxquels celle-ci participe;
  • Rédiger, réviser, corriger, traduire en anglais et mettre en page des documents, incluant des lettres, des ordres du jour, des présentations, des rapports, des contrats, des politiques, des procédures, des formulaires, de même que divers autres documents pour en assurer la qualité tant du français, de l’anglais que de la présentation, incluant le respect des normes graphiques;
  • Émettre les cartes d’accès aux édifices aux employés selon les politiques établies et tenir à jour un inventaire des cartes distribuées;
  • Traiter, coder et obtenir les vérifications et approbations nécessaires pour le paiement de toutes les factures traitées par le service;
  • S’assurer de la circulation quotidienne de la correspondance interne et externe pour le service;
  • Coordonner l’acheminement prompt et efficace de tous les appels téléphoniques dirigés au bureau de la vice-présidence RH, filtrer les appels et répondre aux questions d’ordre général;
  • Collaborer à la gestion efficace de l’agenda de la vice-présidence RH;
  • S’assurer de maintenir un système de classement efficace, autant physique qu’électronique, pour le bureau de la vice-présidence RH et procéder au classement régulier des dossiers, faire les rappels appropriés chaque jour pour les dossiers à traiter et les rencontres planifiées;
  • Occasionnellement, remplacer pour de courtes périodes de temps à la réception;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes de nature administrative ou cléricale.

Profil recherché :

Vous avez le sens de l’organisation et une approche disciplinée et méthodique. Vous êtes reconnu pour votre rigueur dans l’application des processus et procédures de travail et respectueuse des échéanciers envers lesquels vous êtes engagée. Vous faite preuve de transparence et d’exactitude dans ses communications et avez le plus grand respect des processus décisionnels et hiérarchiques. Par-dessus tout, vous respectez la confidentialité de tous les dossiers traités au sein du Service des Ressources humaines et en tout temps, vous faite preuve d’une grande discrétion. Le poste est pour vous!

Enfin, vous adhérez aux valeurs d’éthique, de probité et d’intégrité, telles que définies au Code d’éthique et de conduite de l’entreprise. En plus d’être une habile défenderesse des valeurs et de la culture de l’entreprise, elle fait sien le principe de « qualité totale en tout ce que nous réalisons, et tout ce que nous sommes, tant comme entité que comme individu », et celui « d’être fier de ce qu’on fait pour être fier de qui l’on est ».

Qualifications :

  • Formation collégiale en technique juridique, administrative ou de secrétariat ;
  • Au moins 5 années d’expérience pertinente au sein d’une équipe RH de haut niveau;
  • Autonome, proactive et sens de l’initiative;
  • Sens inné des responsabilités, de l’engagement et du professionnalisme;
  • Aisance dans les relations avec les gens;
  • Excellentes habiletés de communication et de rédaction;
  • Être habile avec les documents de présentation;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Bonne capacité de prendre en charge des dossiers, assurer le déploiement et le suivi (gérer plusieurs dossiers à la fois et établir les priorités);
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office.

 

La personne adhère à la mission et aux valeurs de l’organisme ainsi qu’aux priorités auxquelles l’organisation entend contribuer. Elle est reconnue pour faire preuve d’intégrité personnelle et professionnelle en démontrant la capacité à incarner dans ses paroles et dans ses gestes une droiture intellectuelle et morale. Elle est une personne honnête, rigoureuse avec les différents intervenants et généreuse dans ses rapports avec les personnes.

Veuillez prendre note que nous communiquerons avec les personnes dont les candidatures seront sélectionnées. L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. Action Compétence et ses clients pratiquent l’équité en matière d'emploi.


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