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Adjoint(e) technique de direction-PDG

Notre cliente est une entreprise qui s’illustre par la qualité de ses opérations maritimes et terrestres. Ses filiales sont représentées dans les grands ports canadiens, les régions de la Côte-Nord ainsi que de l’Arctique canadien. Afin d’apporter un précieux soutien au sein de l’organisation, cette dernière est à la recherche d’une adjointe technique de direction pour le secteur de la navigation commerciale.   

Le titulaire de ce poste relève du président-directeur général et a comme principale responsabilité d’assurer un support administratif et clérical de haut niveau pour celui-ci ainsi que pour les différents gestionnaires de l’équipe.

L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un haut degré d’adaptation, de flexibilité, de jugement, d’initiative et d’analyse, et d’un excellent sens de l’organisation de son travail et de ses priorités afin d’avancer efficacement les dossiers qui lui sont confiés sans perdre de vue le support administratif requis au niveau de la direction générale et de ses équipes.

 

Vos responsabilités-clés :

Support aux opérations commerciales

  • Collaborer étroitement avec les coordonnateurs de navires à la préparation de la documentation relative aux voyages effectués, par :
  • Une vigie des processus et des échéanciers en vigueur entre la création d’un nouveau voyage et la facturation de celui-ci;
  • Des suivis requis auprès de fournisseurs pour obtenir les pièces justificatives nécessaires à la facturation dans les délais impartis, notamment du fret et des surestaries;
  • Un support à la préparation de divers formulaires (ex. : rapport de mise hors-fret) et à la mise à jour de statiques relatives aux voyages réalisés;
  • Des contrôles périodiques pour s’assurer que la documentation de voyage soit promptement sauvegardée, traitée et disponible selon les normes établies.

Support aux technologies de l’information

  • Appuyer le directeur des TI dans le suivi des échéanciers et des budgets des projets dont il a la charge, ce qui comprend la codification des dépenses en TI et la coordination avec le service de la comptabilité lorsque requis;
  • De concert avec le directeur des TI :
  • Développer et publier le sondage annuel de satisfaction de la clientèle TI (bureaux et navires), colliger et analyser les résultats et préparer la présentation des conclusions tirées;
  • Coordonner les différentes campagnes de prévention d’hameçonnage;
  • Participer à la rédaction et à la traduction des capsules de sécurité, des avis technologiques et des guides d’utilisateur;
  • Préparer des rapports de statistiques et d’indicateurs de performance.

Support administratif et clérical

  • Supporter les équipes et le service des TI dans la préparation (rédaction, traduction et mise en forme, selon le cas) de divers communiqués, présentations, formulaires, agendas et comptes rendus de comités et réunions diverses, avis de nomination et réquisitions informatiques, et les distribuer selon les normes établies;
  • Participer à l’organisation d’événements corporatifs;
  • Coordonner les rencontres d’équipe, les conférences téléphoniques et les comités de gestion, puis effectuer les suivis requis auprès des participants impliqués;
  • Voir au respect des normes de qualité des différents livrables et des systèmes de classement selon les normes établies par l’entreprise;
  • Collaborer à la gestion efficace de l’agenda et des contacts du PDG;
  • Coordonner l’acheminement prompt et efficace des appels téléphoniques et assurer un suivi des diverses demandes;
  • Effectuer un premier contrôle des rapports de dépenses avant de les soumettre pour approbation;
  • Participer au processus d’approbation des absences des collaborateurs sous la gouverne du PDG et coordonner avec le service de la paie;
  • Collaborer occasionnellement avec le bureau de la présidence sur certains dossiers prioritaires et ponctuels et apporter un soutien, lorsque nécessaire, à la secrétaire de direction du Bureau du président;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes de nature administrative.

 

Profil recherché :

Vous avez une approche disciplinée et méthodique, vous vous démarquez par votre professionnalisme et votre rigueur, et ce, dans tout ce vous entreprenez. Vous êtes reconnu pour être dynamique et orienté vers l’action. Vous possédez un sens inné des responsabilités et, étant une personne passionnée et engagée, vous vous ralliez aux politiques et procédures de l’entreprise.

Collaborant de près avec la haute direction, vous faites preuve de discrétion et contribuez au développement d’une culture d’équipe basée sur le respect, la transparence et la fierté du travail bien fait. Vous avez le plus grand respect des processus décisionnels et hiérarchiques. Vous faites vôtre le principe de « qualité totale en tout ce que nous réalisons, et tout ce que nous sommes, tant comme entité que comme individu », et celui d’« être toujours fiers de ce que vous faites pour être toujours fiers de ce que vous êtes ».

 

Qualifications :

  • Formation collégiale en technique juridique, administrative ou équivalent;
  • Au moins 5 années d’expérience pertinente dans un poste similaire ou l’équivalent;
  • Maîtrise avancée des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook en plus d’une bonne aptitude pour s’améliorer et apprendre d’autres outils informatiques;       
  • Excellentes habiletés de rédaction et très haut niveau de maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Bilingue (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Excellent sens de l’organisation, de la priorisation et du respect des échéanciers;
  • Excellentes habilités relationnelles et de communication;  
  • Expérience dans un domaine technique un atout.

 

 

La personne adhère à la mission et aux valeurs de l’organisme ainsi qu’aux priorités auxquelles l’organisation entend contribuer. Elle est reconnue pour faire preuve d’intégrité personnelle et professionnelle en démontrant la capacité à incarner dans ses paroles et dans ses gestes une droiture intellectuelle et morale. Elle est une personne honnête, rigoureuse avec les différents intervenants et généreuse dans ses rapports avec les personnes.

 

Veuillez prendre note que nous communiquerons avec les personnes dont les candidatures seront sélectionnées. L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. Action Compétence et ses clients pratiquent l’équité en matière d'emploi.


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